La nueva normativa de facturación que introduce el sistema Veri*factu supondrá un cambio importante para todas las empresas y profesionales que emiten facturas en España. Aunque su entrada en vigor será gradual, conviene empezar a planificar la adaptación desde ahora para evitar problemas más adelante.
En este artículo explicamos, de forma práctica y sencilla, qué pasos conviene dar y qué aspectos hay que tener en cuenta para cumplir con el nuevo sistema de facturación verificable.
Comprender qué implica el cambio a Veri*Factu
El sistema Veri*factu no se limita a sustituir un programa de facturación por otro. Su objetivo es garantizar que todas las facturas sean seguras, trazables y verificables, de modo que no puedan modificarse ni eliminarse sin dejar rastro.
Esto significa que los negocios deberán utilizar programas de facturación adaptados a las nuevas exigencias técnicas y capaces de generar los denominados “registros de alta” de cada factura, con su correspondiente código QR y firma electrónica.
En la práctica, el cambio afectará tanto a la manera en que se emiten las facturas como a la forma de conservarlas y comunicarlas, especialmente para quienes opten por enviar la información directamente a la Agencia Tributaria.
Revisar el sistema de facturación actual
El primer paso para una adaptación tranquila es analizar el sistema que se utiliza en la actualidad. Muchos autónomos y pequeñas empresas siguen trabajando con hojas de cálculo o programas sencillos que, aunque funcionales, no cumplen los requisitos que establece el reglamento Veri*factu.
Conviene contactar con el proveedor del software de facturación para confirmar si ofrecerá una versión compatible antes de las fechas límite. En caso contrario, será necesario buscar una alternativa que garantice el cumplimiento de la normativa.
No se trata solo de evitar sanciones, sino también de asegurar que la transición se realice sin interrupciones en la actividad diaria.
Coordinarse con la asesoría o gestoría
La implantación de Veri*factu afectará también a la forma en que se comparten los datos contables y fiscales con las asesorías. Es recomendable mantener una comunicación estrecha con el despacho o gestoría que lleva las obligaciones fiscales del negocio, ya que podrá orientar sobre la mejor forma de integrar el nuevo sistema en los procesos de trabajo habituales.
El asesor o la asesora fiscal puede, además, verificar que el programa elegido se ajusta correctamente a la normativa y que la generación de registros y facturas cumple los requisitos exigidos.
Anticiparse a los plazos de Veri*Factu
Aunque la obligación no será inmediata, el calendario ya está definido. Las empresas y sociedades deberán cumplir con el sistema a partir del 1 de enero de 2026, y los autónomos y profesionales individuales tendrán de plazo hasta el 1 de julio de 2026.
Puede parecer que queda tiempo, pero en la práctica los meses pasan rápido y los ajustes informáticos o administrativos requieren planificación. La experiencia con otras implantaciones tecnológicas demuestra que los negocios que se preparan con antelación evitan contratiempos y costes innecesarios.
Preparar al equipo y los procedimientos internos
Veri*factu no solo implica un cambio de programa, sino también de mentalidad. Es importante que las personas que gestionan la facturación y la contabilidad entiendan cómo funciona el nuevo sistema, qué información incorpora el código QR de las facturas y cómo se deben conservar los registros.
Una formación básica o una sesión informativa interna puede ser suficiente para garantizar que todos conozcan el procedimiento correcto. Asimismo, conviene revisar los procesos de archivo, las copias de seguridad y la organización de los documentos contables.
Aprovechar la oportunidad para modernizar el negocio
Aunque la obligación de adaptarse a Veri*factu nace de una exigencia legal, también representa una ocasión para mejorar la gestión del negocio. La digitalización de la facturación permite trabajar con mayor agilidad, reducir errores humanos y disponer de información más fiable en tiempo real.
Muchos programas compatibles con el sistema Veri*factu incluirán herramientas de control, análisis o conciliación bancaria que facilitarán el día a día de la empresa. Entender esta transición como una oportunidad, y no solo como un trámite, puede marcar la diferencia.
En resumen
Adaptarse a Veri*factu no tiene por qué ser complicado si se actúa con previsión. Analizar el sistema actual, confirmar la compatibilidad del software, coordinarse con la asesoría y formar al personal son pasos suficientes para cumplir sin sobresaltos.
El nuevo marco de facturación verificable llegará para todos, y quienes empiecen a prepararse desde ahora podrán afrontar el cambio con total tranquilidad, aprovechando sus ventajas en materia de seguridad, control y eficiencia administrativa.
